Célok elérésének ütemezése

Az „üzleti célok meghatározása” bejegyzésben már beszéltünk a cél időbeli megfogalmazásáról, ami azt jelenti, hogy minden meghatározott célnak kell egy konkrét határidejének lenni. Ez azonban kevés a cél eléréshez, azt le kell fordítani rész célokká, meg kell határozni az oda vezető utat. Ez más néven az „ütemezés”.

Az ütemezés legfontosabb eleme, hogy meghatározzuk azokat a feladatokat, amelyeket el kell végeznünk. A feladatok meghatározásánál az alábbiakkal kell tisztában lennünk:

• mit kell csinálni
• mennyi időt vesz igénybe
• ki végzi el a feladatot (csapaton belül vagy kívül)
• mikor tudja elvégezni a feladatot
• mennyibe kerül a feladat végrehajtása

Ezután a feladatokat sorba rendezzük és minden feladat elvégzéséhez határidőt szabunk. Alapvetően két fő megközelítést szoktam használni:

1. Végső cél irányából lebontott
2. Meglévő erőforrások alapján számított

Ez a két módszert nem egymást kiváltó, hanem segítő megoldás. Én mindkét módszerrel meg szoktam nézni, hogyan tud teljesülni a cél és a közös metszet alapján határozom meg az ütemezést.

Ebben az esetben megnézzük, hogy mikorra kell elérni az adott célt és a meghatározott feladatokat és „visszafelé számolunk”.

Konkrét példa:

Konkrét üzleti cél: „6 hónap múlva az online felületről érkező ügyfelekből szeretnék X Ft havi díjbevételt generálni”

Háttér: Jelenleg nincs weboldalam, de van egy szolgáltatási köröm, amire van piacképes kereslet

Meghatározott feladatok ütemezve nagyvonalakban:

• 6. hónap: online hirdetés optimálisan működik és megfelelő mennyiségű ügyfelet generál
• 4. hónap: elindítjuk az online hirdetést, mert kell 2 hónap, mire a hirdetésből elegendő ügyfél érkezik. (optimalizáljuk a kampányt és fel futtatjuk a mennyiséget)
• 3. hónap: elkészül a weboldal amire a hirdetések érkeznek
• 2. hónap: a weboldal elkészülése folyamatban van
• 1. hónap: keresünk egy megoldást arra, hogyan lesz weboldalunk

Ebben az esetben a már meghatározott feladtokat olyan sorrendbe tesszük, ahogyan az logikusan következik és ilyenkor kapunk egy végső határidőt.

Meghatározott feladatok ütemezve nagyvonalakban:

• keresünk egy megoldást arra, hogyan lesz weboldalunk, erre szánjunk 1 hónapot.
• a weboldal elkészülésére szükség van 1 hónapra
  • kell egy szakember aki összerakja az oldalt
  • a szakmai tartalmak megírását el kell végezni
• Keresünk egy online hirdetéssel foglalkozó szakembert és megállapodunk vele kell 2 hét
• elindítjuk az online hirdetést, mert kell 2 hónap, mire a hirdetésből elegendő ügyfél érkezik. (optimalizáljuk a kampányt és fel futtatjuk a mennyiséget)
• online hirdetés optimálisan működik és megfelelő mennyiségű ügyfelet generál

Ezzel a megközelítéssel látjuk, hogy elég sok helyen „megcsúszhat a projektünk” és veszélybe kerül a határidő és a cél elérése.

Igen, sajnos gyakran előfordul, hogy egy jól megfogalmazott konkrét üzleti célról kiderül, hogy nincs realítása. Ilyen esetben az ütemezés alapján kell módosítani a konkrét célt és ez alapján véglegesítjük az ütemezést!

A velem való együttműködés során közös beszélgetés során a fenti módszer szerint meghatározzuk a feladatokat, elkészítjük az ütemezést és az egyes feladtokhoz felelőst és határidőket szabunk meg. Folyamatosan figyeljük, hogy az egyes részfeladatok a megfelelő határidőre elkészülnek-e.

A folyamat elején meghatározunk kockázatokat is, amik befolyásolhatják a kivitelezést. A kockázatokra külön odafigyelünk és megpróbálunk előre gondolkodva elkerülni a kockázatok bekövetkezését.